Whistleblowing, se la tua Azienda ha più di 50 dipendenti è tempo di adeguarsi

Il D.Lgs. 24/2023, che recepisce la Direttiva Whistleblowing, ha introdotto rilevanti novità estendendo l'ambito di applicazione ai soggetti privati che hanno impiegato, nell'ultimo anno, una media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, o che, indipendentemente dal requisito numerico, operano in mercati regolamentati come sicurezza, trasporti, tutela del risparmio e ambiente. Questa direttiva offre una solida base per contrastare e segnalare violazioni del diritto dell'Unione e del diritto interno.

Le procedure per la gestione delle segnalazioni devono garantire un riscontro di ricevimento e presa in carico entro 7 giorni dalla ricezione e fornire al segnalante un follow-up entro 90 giorni riguardo all'esito della procedura avviata. È importante comunicare all'autore della segnalazione l'esito finale dell'indagine.

Nel caso di segnalazioni orali, è necessario ottenere il consenso del segnalante per documentare la segnalazione in forma scritta da parte del personale addetto.

Per quanto riguarda la riservatezza, le procedure adottate devono dimostrare che sono state progettate e gestite in modo sicuro per garantire la riservatezza dell'identità del segnalante e di qualsiasi altra terza parte menzionata nella segnalazione. È importante fornire informazioni dettagliate sul trattamento dei dati personali secondo quanto previsto dagli articoli 13 e 14 del GDPR, tenendo conto delle nuove categorie di persone coinvolte, come i "facilitatori".

Il registro delle attività di trattamento deve essere aggiornato includendo l'attività di whistleblowing come una distinta attività di trattamento condotta dal titolare, con le specifiche richieste dalla legge.

Per garantire un livello adeguato di sicurezza, devono essere applicate adeguate misure tecniche e organizzative alle procedure e ai sistemi informatici. È essenziale formare adeguatamente il personale responsabile della gestione delle segnalazioni e richiedere garanzie specifiche ai fornitori di sistemi informatici riguardo alle misure di sicurezza. L'autenticazione a multi-fattore deve essere adottata per i sistemi di gestione delle credenziali di accesso, e il tracciamento dei log deve essere limitato.

Per quanto riguarda la conservazione dei dati, la documentazione relativa alle segnalazioni deve essere conservata per il tempo necessario alla definizione della segnalazione.

Whistleblowing settore privato: le scadenze

Le scadenze per l'attuazione delle norme del d.lgs n. 24/2023 sono diversificate sulla base della dimensione aziendale o di altri aspetti descritti nella tabella seguente:

• datori di lavoro con piu di 249 dipendenti entro il 15 luglio 2023
• datori di lavoro con almeno 50 dipendenti entro il 17 dicembre 2023
• datori senza limiti dimensionali (servizi finanziari) entro il 17 dicembre 2023
• datori senza limiti dimensionali (con modello organizzativo D. Lgs 231/2001) entro il 17 dicembre 2023

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Per il calcolo dei dipendenti medi il decreto non fornisce indicazioni specifiche. Si potrà probabilmente fare riferimento alla normativa vigente per altri istituti per cui vanno computati ,

• lavoratori subordinati a tempo indeterminato e pieno
• i lavoratori con rapporto part-time (“pro-quota” secondo le indicazioni dell’art. 9 del D.L.vo n. 81/2015)
• i lavoratori con rapporto a tempo determinato (secondo la previsione dell’art. 27 del predetto 81 2015)
• i lavoratori intermittenti, (con le modalità stabilite dall’art. 18 del D.L.vo n. 81/2015.)

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